Quản trị bằng mục tiêu (Objective and key results - OKRs) và cách để triển khai Lark OKRs

Objective and Key Results (OKRs) không chỉ đóng vai trò quan trọng trong việc giúp doanh nghiệp đạt được những mục tiêu cụ thể, mà còn có tác dụng rất lớn đối với nhân viên.

Quản trị bằng mục tiêu - Objective and key results - OKRs là gì?

Photo by Afif Ramdhasuma on Unsplash

Trong thế giới kinh doanh ngày nay, phương pháp "Quản trị bằng mục tiêu" (Objective and Key Results - OKRs) đã trở thành một trong những phương pháp quản trị phổ biến và được áp dụng tại các tập đoàn hàng đầu thế giới như Google, Intel.

OKR là từ viết tắt của Objectives and Key Results, nghĩa là mục tiêu và kết quả then chốt. Đây là một phương pháp hiệu quả được nhiều tổ chức, doanh nghiệp sử dụng để quản lý mục tiêu.

Objective and Key Results (OKRs) không chỉ đóng vai trò quan trọng trong việc giúp doanh nghiệp đạt được những mục tiêu cụ thể, mà còn có tác dụng rất lớn đối với nhân viên.

Bằng cách thiết lập mục tiêu rõ ràng và đo lường kết quả đạt được, OKRs giúp từng nhân viên hiểu rõ hơn về tầm quan trọng của công việc của mình đối với mục tiêu chung của công ty.

Điều này giúp tạo ra động lực và cảm giác gắn kết mạnh mẽ hơn với mục tiêu chung của công ty, đồng thời giúp tăng sự tự tin và sự hài lòng trong công việc.

Ngoài ra, việc thiết lập OKRs còn giúp nhân viên tự đánh giá bản thân và theo dõi tiến độ công việc của mình, từ đó đưa ra những điều chỉnh cần thiết để đạt được kết quả tốt nhất.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về OKRs và cách triển khai chúng trong Lark - một nền tảng tương tác cộng tác và quản lý công việc hàng đầu. Chúng ta sẽ cùng nhau khám phá cách OKRs có thể giúp doanh nghiệp của bạn đạt được mục tiêu và phát triển bền vững.

1 - Chuẩn bị nền tảng cho OKRs

Trong bài viết này, mình đang lấy ví dụ cho một công ty có quy mô vừa và nhỏ dưới 50 nhân sự.

Photo by Jason Goodman on Unsplash

Một buổi họp để triển khai OKRs cho công ty Thành phần tham gia: Ban quản lý công ty, CEO & trưởng của các phòng ban.

• Ban quản lý công ty, CEO: làm rõ Mission, Vission, Strategy, Objectives

• Trưởng các phòng ban: đóng góp ý kiến, xây dựng Key Results, Tasks và Mô tả công việc cụ thể cho các nhân sự liên quan của các phòng ban.

• Mission: Ý nghĩa tồn tại, mục đích, sứ mệnh của tổ chức.

• Vision: Tầm nhìn, định hướng dài hạn cho tổ chức.

• Strategy: Chiến lược kinh doanh phát triển trong một khoảng thời gian nhất định

• Objectives: Các mục tiêu ngắn hạn (Năm / Quý / Tháng) để tổ chức đạt được mục tiêu chiến lược đã đề ra

• Key Results: Bộ chỉ số đo lường - dẫn dắt tạo nên các kết quả cho Objectives.

• Projects / Tasks: Các dự án, công việc cụ thể ứng với các Key Results

• Bảng mô tả công việc: Bổ sung mô tả công việc cụ thể cho từng nhân sự liên quan, phụ trách các tasks / projects

2 - Các bước thiết lập OKRs

• Trong mô hình OKR, mục tiêu phòng ban và cá nhân được kết nối với mục tiêu cấp cao của công ty thông qua kết quả đo lường.

1. CEO quyết định Business Strategy và định vị ra các Objective & Key Results cho toàn công ty.

2. "Key result" của CEO chia nhỏ thành các "Objective" của các phòng, ban. Từ đó các phòng, ban định ra Key results đáp ứng Objective của phòng ban đó.

3. "Key result" của phòng ban, chia xuống thành Objective của các nhân viên. Từ đó từng nhân viên sẽ định ra Key results đáp ứng Objective của mình.

Quy trình này kết hợp cả Top Down và Bottom Up.

1. Top Down: CEO đưa xuống Company Vision, Business Strategy và các Objective cho toàn công ty.

2. Hợp tác: CEO và Trưởng các phòng ban cùng thảo luận để chọn ra các Objective & Key Results cho phòng ban.

3. Bottom Up: Các nhân viên của từng phòng ban sau khi được phổ biến về Objective & Key Results của phòng ban, sẽ tự đề xuất Objective & Key Results cho cá nhân để submit lên cho trưởng phòng review, sau đó submit lên CEO.

3 - Các lưu ý khi thiết lập OKRs

Đối với Objective:

• Mỗi cấp độ trong tổ chức (công ty, phòng ban và cá nhân) nên có 3 - 5 mục tiêu.

• Objective cần có đích đến rõ ràng (Ví dụ: mở rộng kinh doanh ra thị trường Trung Quốc) thay vì để mập mờ (Ví dụ: hướng tới mở rộng kinh doanh ra thị trường quốc tế).

• Objective thường được thiết lập vượt quá khả năng đạt được, và phải tạo cảm giác thách thức, khó khăn. Ví dụ, Google cho rằng đạt được 70% mục tiêu đã có thể coi là thành công; còn hoàn thành 100% mục tiêu thì coi là hoàn thành xuất sắc công việc.

Đối với Key Result: Nên có ít nhất 3 kết quả then chốt cho mỗi mục tiêu.

• Key Result cần phải đo đếm được (Ví dụ như: “Liên hệ với 10 nhà báo" thay vì “Phát triển quan hệ truyền thông với các nhà báo")

• Key Result cần miêu tả cụ thể sản phẩm đầu ra thay vì hành động đơn thuần (Ví dụ như: “Nộp báo cáo phễu chuyển đổi" thay vì “Phân tích hiệu suất của phễu chuyển đổi".

4 - Ví dụ minh họa

Ví dụ trong bảng OKRs các mục tiêu Quý 2/2023 của công ty X có 2 yêu cầu chiến lược và 6 Mục tiêu tương ứng.

• Yêu cầu chiến lược 1: Duy trì đà tăng trưởng của hoạt động kinh doanh hiện tại và đạt mục tiêu kinh doanh xxx Tỷ - sẽ có mục tiêu số 1, 2, 3, 4 tương ứng.

• Yêu cầu chiến lược 2: Phát triển các mảng sản phẩm kinh doanh mới - sẽ có mục tiêu số 5, 6 tương ứng.

Ví dụ: Với Objective 05 - Ra mắt sản phẩm Connected TV Advertising và đóng góp vào 10% doanh số của Quý 2

• Đối với cách liên kết này, Objective của các cấp độ dưới sẽ trở thành Key Result ở cấp độ cao hơn.

• Quá trình này tự lặp lại với mỗi bộ phận, từ bộ phận Sản xuất, bộ phận Marketing, bộ phận Kĩ thuật đến bộ phận Chăm sóc khách hàng, và tiếp tục lặp lại với mỗi cấp độ của bộ phận đó.

5 - Các bước thiết lập OKRs trên Lark OKRs

Lark OKRs cung cấp một bộ công cụ trực quan giúp doanh nghiệp hoạch định OKRs của toàn công ty, từng phòng ban, cá nhân theo chu kỳ hàng quý.

Thiết lập Goal:

• Bắt đầu với các Mục tiêu (Objective) lớn

• Sau đó mỗi Objective nên có từ 3 - 5 Key Results - kết quả đo lường trọng yếu.

• Tag và mention đồng nghiệp sẽ cùng bạn thực hiện Key Results nếu đó là một mục tiêu cần sự hợp tác.

• Lưu ý: 70-80% các Key Results của bạn nên thực hiện cùng người khác để thể hiện rõ tính gắn kết và phối hợp trong tổ chức khi thực hiện OKRs.

Mục Alignment:

Nơi thể hiện mối liên hệ giữa các mục tiêu của các cá nhân với nhau trong tổ chức.

6 - Cách đánh giá OKRs

• OKRs sẽ được chấm (scoring) trên thang đo từ 0.0 đến 1.0 vào cuối kỳ.

• Trong đó, 0 điểm là không thực hiện được phần nào của mục tiêu, từ 0.5-0.7 là đang đi đúng hướng hoàn thành mục tiêu và 1 điểm là hoàn thành.

• Dưới 0.5 không có nghĩa là thất bại: một mức điểm thấp có thể phản ánh mục tiêu quá cao hoặc nhân viên đang làm việc thiếu hiệu quả - dù hiểu theo cách nào, đây vẫn là một dữ liệu tốt để phân bậc nhân viên và thứ tự ưu tiên công việc cho phòng ban, cũng như để cải thiện công việc trong quý tiếp theo.

• Với mỗi Key Result được chấm điểm, điểm trung bình của các Key Result sẽ được dùng làm thang đo cho Objective

Ví dụ

Kết luận:

Photo by Austin Distel on Unsplash

Trong bài viết này, chúng ta đã tìm hiểu về Objective and Key Results (OKRs) và cách triển khai chúng trong nền tảng Lark. OKRs là một trong những phương pháp quản trị mục tiêu phổ biến nhất hiện nay, giúp doanh nghiệp đạt được những mục tiêu cụ thể và phát triển bền vững.

Ngoài ra, OKRs còn có tác dụng quan trọng đối với từng nhân viên, giúp họ hiểu rõ hơn về tầm quan trọng của công việc của mình đối với mục tiêu chung của công ty, tạo động lực và cảm giác gắn kết mạnh mẽ hơn với công ty.